Recibos, facturas, partes médicos… la costumbre de archivar todo puede salvarnos de un serio disgusto cuando un producto se ha averiado y toca reclamarlo, o bien queremos recuperar un documento del pasado. Hasta la fecha, la opción del archivador tipo “AZ” era muy válida pero en un mundo con pocos papeles en el que nos vemos inmersos ya no tiene sentido almacenar materiales susceptibles de deteriorarse o perderse. En los tiempos actuales lo aconsejable es digitalizar todo para posteriormente recuperarlo mediante una simple búsqueda desde el móvil o el ordenador.
¿Hay que comprar un escáner para ello? Si bien siempre es una opción interesante si son muchos los documentos a digitalizar, basta con emplear una aplicación del móvil para suplir esta función, y con nota, además. Las ópticas de los teléfonos actuales permiten elevadas resoluciones y se puede archivar un documento mediante unos sencillos pasos. Vamos a repasar las mejores aplicaciones para ello.
Notas (iPhone)
La digitalización de documentos se ha popularizado de tal manera que fabricantes como Apple la han integrado de forma nativa en sus aplicaciones. En el caso del iPhone, la versátil y adorada aplicación Notas permite escanear documentos de forma intuitiva y sin complicaciones. Apple ha logrado que esta función sea tan sencilla como pulsar un botón y todo está automatizado, o bien personalizar los bordes del documento si se quiere retocar el documento para digitalizar. El acceso al escáner es directo mediante Force Touch (la pulsación sostenida del icono de Notas) o bien creando una nueva nota y pulsando el botón de la cámara. Los documentos quedan almacenados en la propia app y desde ahí se pueden imprimir o exportar a otras aplicaciones.
CamScanner
Para quienes quieran ir más allá de la simple digitalización de los documentos y deseen añadir funciones adicionales hay múltiples opciones como es el caso de CamScanner . Esta aplicación ofrece extras para quienes opten por un modelo de suscripción como el reconocimiento de texto OCR, traducción instantánea del texto escaneado o la posibilidad de almacenar en la nube los documentos digitalizados. Esta aplicación cuenta con un elevadísimo número de valoraciones positivas en las tiendas pero se vio envuelta en un grave problema de seguridad al descubrir Kaspersky que la app introducía software malicioso (malware) en su versión de Android, lo que motivó que Google la retirara de forma fulminante. Enmendado el problema por parte de su desarrollador, Google volvió a publicar la app en Google Play. Este problema no afectó a los usuarios del iPhone.
Dropbox
No es necesario pagar para disfrutar de una excelente aplicación de escáner como demuestra el popular servicio de almacenamiento en la nube Dropbox. Esta función permite digitalizar documentos directamente desde la aplicación del móvil, que serán almacenados en la cuenta del servicio. Al igual que Apple con su servicio integrado en Notas, Dropbox no se complica la vida y ofrece al usuario un equilibrio justo entre un servicio gratuito, sencillo y con amplias posibilidades en el sector empresarial. Este escáner permite escanear documentos con detección automática, digitalizar el contenido de pizarras y procesar varias páginas. Quienes se suscriban a planes de pago podrán disfrutar de las búsquedas de texto dentro del documento escaneado.
Scannable de Evernote
El servicio de notas en la nube Evernote fue pionero en la estrategia de dotar de funciones de valor añadido al negocio original y una de ellas fue la del escáner. Esta compañía optó inicialmente por una aplicación separada en el iPhone, Scannable, mientras que para Android, plataforma a la que accedió más tarde, integró esta posibilidad dentro de la propia aplicación. Podría pensarse que la firma aplicaría criterios de convergencia entre ambas plataformas integrando el escáner en ambas apps, pero Scannable era tan querida en el ecosistema iOS que Evernote optó por dejarla como aplicación independiente. La firma estadounidense logra que escanear sea tan sencillo como pulsar un simple botón, aunque posiblemente sea excesivamente minimalista para quienes quieran más opciones de personalización. Como punto extra, Evernote permite digitalizar expresamente tarjetas de visita, algo que agradecerán quienes acumulen este tipo de documentos.
Cómo obtener óptimos resultados escaneando documentos
Si bien cada aplicación cuenta con sus funciones específicas y extras que cada uno debe valorar si compensa la inversión o no, todas ellas comparten un motor común que exprime al máximo la lente de la cámara y aplica el software para lograr unos efectos excelentes. Pero hay una serie de pasos comunes a todas ellas que nos permitirán obtener los mejores resultados:
- Colocar el documento sobre un fondo oscuro, de forma que el programa sea capaz de reconocer los bordes y comenzar el proceso; cuanto más oscuro sea el fondo, mejores serán los resultados y puede servir un suelo de parquet o una mesa de tono oscuro.
- Confiar en el software: muchas veces nos vemos en la tentación de girar el teléfono en ángulos imposibles y mover el documento con la intención de mejorar el resultado. Lo cierto es que este tipo de aplicaciones están concebidas para un uso insultantemente simple: el usuario únicamente debe sostener el móvil frente al documento y tener paciencia; el programa hará el resto.
- Evitar papeles arrugados ya que dificultarán a la aplicación el reconocimiento de los bordes y el resultado no será tan real como el obtenido con un escáner propiamente dicho.
- Editar el documento hasta lograr un resultado óptimo: por lo general, estas aplicaciones aplican formatos automatizados (color, blanco y negro, pizarra…), pero si el resultado inicial no es convincente, se puede retocar la imagen convirtiéndola a color si es en blanco y negro y viceversa.
- Buscar condiciones óptimas de luz: no hay que olvidar que el escáner en un móvil lo único que hace es emplear el hardware de la lente de la cámara que se rige por los principios de la fotografía. Si las condiciones de luz son buenas, los resultados también lo serán, pese a que el grueso de los servicios emplean el flash del móvil para mejorar el efecto.
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