Quienes se vean en la tesitura de tener que escribir largos textos en su ordenador, tableta o móvil, conocerán de cerca las ventajas que ofrecen los editores de texto en estos dispositivos. Su agilidad y la existencia de auto correctores ortográficos multiplican la productividad a la hora de redactar un documento o correo electrónico, pero no todo el mundo conoce las ventajas que ofrecen determinadas aplicaciones y algunas funciones nativas que automatizan en buena parte el proceso de escritura. Repasamos algunas apps y trucos para ahorrar tiempo a la hora de escribir y elevar al máximo la productividad.
Atajos de teclado, el multiplicador de texto
¿Cuántas veces a lo largo de la semana o mes hemos tenido que escribir nuestro número de móvil, DNI, dirección de casa o email en un correo electrónico o texto? Se trata de información que se repite con una gran frecuencia y no tiene sentido tener que teclearla una y otra vez si el sistema lo puede hacer por nosotros. En los dispositivos móviles, tanto Android como iOS (iPhone y iPad) permiten al usuario configurar combinaciones de teclas que expanden el texto convenientemente. Así, en lugar de escribir muchas gracias, se puede configurar la combinación mg y otro tanto para por favor empleando, por ejemplo, pf.
Para añadir atajos de teclado en un dispositivo Android en el teclado GBoard, basta con ir a Ajustes/Diccionario y ahí seleccionar Diccionario personal donde podremos añadir la palabra que se desee expandir junto con una abreviatura que la activa. En los iPhone, hay que visitar Ajustes/General/Teclado y ahí acceder a Sustitución de texto, donde se pueden añadir las palabras que se deseen abreviar mediante un atajo o método abreviado de escritura.
Una vez configurados estos atajos, bastará con teclear en cualquier texto de la plataforma la abreviatura y el sistema presentará el texto expandido para que sea validado por el usuario mediante una pulsación. Hay una primera tarea de configuración de comandos que se podrá ir perfeccionando con el uso y es recomendable utilizar algún símbolo para evitar la entrada accidental del texto (por ejemplo, si utilizamos la secuencia DNI para expandir el número del documento, cada vez que la tecleemos por otro motivo, el sistema activará la secuencia).
Software para quienes quieran velocidades de vértigo
Atajar palabras, direcciones y números que tenemos que repetir constantemente supone, sin duda, un gran avance en la productividad personal diaria. Pero esta práctica se queda corta si subimos un peldaño adicional en esta aventura de escribir más, tecleando menos. Y es en este punto en el que entran en juego las aplicaciones. Sí, hay todo un mercado de apps que sofistican más el proceso de ahorrarnos tiempo y gracias a ella se pueden escribir párrafos enteros tecleando una combinación de dos letras.
¿Qué pasa cuando lo que se repite frecuentemente es la dirección postal completa? Con una aplicación específica es posible y quienes las utilizan a diario no entenderían otra forma de escribir. Javier Lacort, editor de Xataka, confesó en su momento que nada era “tan importante” en su ordenador como una aplicación que expande el texto. Para este blogger, la adopción de este tipo de herramientas resultó “muy natural” y realmente no encontró una curva de aprendizaje destacable.
Lacort utiliza de forma natural y a diario una aplicación, aText, con la que consigue escribir más rápido y ahorrar la redacción de textos que repite con frecuencia. “El ahorro de tiempo no lo he medido”, confiesa, si bien aplicaciones como TextExpander sí que envían al usuario un resumen semanal de minutos ahorrados empleando la herramienta en función de las sustituciones. “Cualquiera que emplee el ordenador ocho horas al día ahorrará tiempo con una app de este tipo, aunque sea para resumir la entradilla de los emails”, sostiene este blogger.
Esta herramienta basada en software libre está logrando que los usuarios más avezados de Windows (sí, solo está disponible en esta plataforma), logren ahorrar muchísimo tiempo con los scripts creados en AutoHotkey. Este pequeño programa, totalmente gratuito, permite crear todo tipo de abreviaturas que son activadas mediante la introducción de una secuencia que cada personaliza a su voluntad. Esta herramienta versátil es idónea para quienes no tengan miedo a adentrarse en la redacción de comandos, pero como contrapartida obtengan una potente herramienta que va mucho más allá de la simple extensión de abreviaturas.
En su nivel más básico, AutoHotKey hace precisamente lo que se muestra en este artículo: expandir un texto abreviado en unos pocos caracteres, pero quienes quieran automatizar al máximo su flujo de trabajo, esta aplicación permite remapear el teclado de forma que podamos abrir una página web determinada o ejecutar un programa, simplemente mediante una secuencia de caracteres. Todo son ventajas en esta aplicación open source hasta que nos topamos con sus dos principales inconvenientes: la interfaz y creación de comandos pueden resultar poco intuitivos y engorrosos para usuarios ligeros y, por otro lado, no existen versiones móviles ni para los usuarios de Mac.
Quienes quieran limitarse a ahorrar tiempo tecleando breves secuencias que extienden los textos más repetidos y sin volverse loco con comandos, pueden recurrir a aplicaciones como aText. Esta app de pago (4,99 euros) eleva las posibilidades de la sustitución de texto en una interfaz totalmente amigable y sencilla de utilizar. Como suele ser habitual, quienes no quieran complicarse la vida podrán utilizarla únicamente para expandir textos repetitivos como el correo electrónico, el DNI o el número de móvil; quienes quieran ir un poco más lejos, podrán incluso insertar imágenes en el documento mediante la ejecución del comando.
Esta aplicación cuenta con versiones para Windows y macOS, y quienes empleen ambas plataformas podrán sincronizar los snippets (comandos abreviados) con la nube mediante diversos servicios soportados por la app. aText incluye además snippets automatizados que insertan la fecha y hora, o incluso la inserción de emoticonos.
- TextExpander (Windows, macOS, iOS y Chrome)
Los usuarios de múltiples plataformas pueden optar por TextExpander, posiblemente la aplicación de estas características más popular del mundo. Esta app de pago mediante suscripción y ahora un poco más orientada al mundo empresarial, permite ahorrar mucho tiempo con la inserción de abreviaturas de texto. ¿Cuánto tiempo se ahorra exactamente? El servicio lo recuerda semanalmente mediante un correo electrónico en el que se calcula de forma automática el tiempo ahorrado en minutos, horas y días. No hay mejor herramienta de marketing que contabilizar la productividad en algo que cualquiera puede comprender: tiempo cuantificado.
Con todo, este tipo de aplicaciones ofrecen un mayor rendimiento cuanto más se personalizan las palabras abreviadas. “Se trata de crear una biblioteca de contenido que pueda ser reutilizado una y otra vez”, según explica a EL PAÍS Maia Olson, la responsable de comunicación de la compañía. En este sentido, los sistemas de la aplicación estiman que un usuario promedio “ahorra unas cuatro horas al mes”, según Olson, mientras que los usuarios avanzados elevan este ahorro hasta “unas 40 horas” en 30 días.
Las ventajas de las aplicaciones de expansión de texto son enormes, pero serán más elevadas a medida que quien las utilice invierta un tiempo en dos cuestiones clave: crear una buena colección de abreviaturas, por un lado, y habituarse a utilizarlas, por otro. “La consistencia es clave”, explica Olson, “si se redacta un email modelo puede ser reutilizado múltiples veces sin preocuparse por faltas de ortografía ni erratas”.
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