La organización no suele ser la actividad favorita de nadie, especialmente si tienes cosas acumuladas en tu escritorio del año pasado. Organizarse no tiene por qué ser doloroso, pero puede llevar algún tiempo. Comenzar es la parte difícil, pero una vez que lo hagas antes de que te des cuenta, habrás terminado.
¿Qué necesito?
Puede comenzar con un archivador, algunas carpetas de archivos con pestañas, algunas carpetas de tres anillos, un bote de basura y una trituradora de papel. Si le preocupa mantener algunos de sus documentos en privado, es posible que desee obtener una caja fuerte para guardar esos documentos o un archivador con candado. Si decide optar por un archivador con cerradura, asegúrese de que sea robusto con una cerradura resistente. Algunos archivadores se rompen fácilmente. ¿De qué sirve una cerradura si el gabinete es tan débil que se puede abrir fácilmente? ¿O si la cerradura es tan débil que se puede romper fácilmente?
Las carpetas de archivos son ideales porque permanecen donde pertenecen en lugar de aplastarse debajo de las otras carpetas del gabinete. Las carpetas con pestañas sobre ellas son especialmente útiles porque puede ver fácilmente lo que hay en cada carpeta. Algunas carpetas colgantes tienen pestañas que se pueden colocar en cualquier parte de la parte superior de la carpeta. Estos son útiles para que pueda escalonar las pestañas y ver cualquiera de ellas de un vistazo. También vienen con pequeñas etiquetas en las que puede escribir y deslizar dentro de las pestañas.
¿Dónde empiezo?
Empiece por separar el papeleo en categorías y deseche los papeles que ya no necesite. Asegúrese de triturar los papeles que contengan información personal o confidencial.
Luego, usando las categorías que usó para separarlas, decida cuántas carpetas necesitará y cómo debe etiquetar cada una. ¿Necesita uno para facturas, uno para facturas y otro para órdenes de trabajo? ¿Qué hay de los recibos, los cheques de pago y los registros de impuestos? Haga una etiqueta para cada una de sus categorías y deslícelas en las pestañas. Luego coloque la documentación en la carpeta correspondiente y colóquela en el archivador.
Si no eres de los que archivan la documentación sobre la marcha, coloca una papelera en tu escritorio para la documentación que necesites archivar. De esa manera, no se perderá nada cuando llegue el momento de presentarlo. Para mantener el desorden bajo, debe archivar sus documentos al menos una vez a la semana. Mantenga un horario regular con esto para que nada se acumule demasiado. Recuerde, el objetivo es mantenerse organizado y reducir el desorden.
¿Por qué aglutinantes?
Las carpetas de tres anillos son útiles para organizar cualquier papeleo que no necesariamente necesite archivar. Las carpetas contienen papeles en un solo lugar, manteniéndolos limpios, organizados y fuera del camino. Consiga un perforador de tres agujeros para hacer agujeros en los papeles, o consiga algunos protectores de hojas transparentes para colocarlos. El papeleo que podría organizarse de esta manera puede incluir cualquier trabajo que su hijo traiga a casa de la escuela, artículos de revistas que usted arranca y recetas , ¡pero las posibilidades son infinitas! Adapte el sistema de carpetas a las necesidades de su hogar.
Estos archivadores pueden almacenar dicho papeleo temporalmente y filtrarse en un horario regular para que nada se acumule demasiado. Por ejemplo, puede revisar el trabajo escolar de su hijo al final del año escolar o semestre antes de que comience otro período. Puedes revisar tus recetas y artículos de revistas por temporadas y descartar lo que ya no te inspira. Mantener dicho papeleo de esta manera reducirá el desorden que de otra manera se podría acumular en el refrigerador, en los cajones y en los mostradores de la cocina.
Ahora que su oficina está organizada, todo lo que tiene que hacer es mantenerla así. Mantenerlo organizado es mucho más fácil que hacerlo de esa manera en primer lugar. También lleva mucho menos tiempo. Mira a tu alrededor lo que hiciste y date una palmadita en la espalda por un trabajo bien hecho.