Colaborador de Chuck Phillips
Chuck Phillips es el cofundador de MeetWell, una aplicación que permite a los equipos lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal al tiempo que ahorra dinero a las empresas al reducir la cantidad de reuniones malas a las que asisten.
Las malas reuniones son la comida rápida del trabajador del conocimiento; Es tan deliciosamente rápido y fácil organizar una reunión predeterminada de 60 minutos en el horario de todos, pero los costos a largo plazo son extremadamente insalubres.
Los organizadores de reuniones ocupados programan reuniones en automóvil porque creen que no tienen tiempo para planificar. Esperan buenos resultados con poca preparación, lo que no sucede. Las reuniones se llevan a cabo y el progreso es forzado.
Una forma de ahorrarles a todos un tiempo significativo (y ganar muchos amigos) sería simplemente deshacerse de todas las reuniones, pero una sesión bien preparada y bien organizada puede acelerar la comunicación y acercar al equipo a sus objetivos. Desafortunadamente, la mayoría de las reuniones son perezosamente planeado y mal administrado, encarcelando a los asistentes y deteniendo la productividad.
Entonces, ¿cómo se pueden separar las reuniones buenas de las malas?
Mide la cintura de tu reunión
Nadie mide el impacto de sus reuniones. Entonces, el primer paso es comenzar a mantener las métricas de reuniones para que pueda identificar las reuniones incorrectas en los calendarios de sus equipos.
Cada vez que se agrega una reunión periódica a un calendario, un gatito muere.
Mi empresa ha creado un asistente de calendario que mide y detiene automáticamente las malas reuniones antes de que ocurran, pero si no puede automatizar la prevención de malas reuniones, realice encuestas y aprenda de los asistentes después de la reunión para registrarlas y medirlas.
Cree taxonomías y cuantifique los tipos de reuniones que se llevan a cabo, por ejemplo: “intercambio de información”, “lluvia de ideas”, “1: 1”, “toma de decisiones”, etc.
Después de varios meses (idealmente un año) de recopilar métricas, puede calificar la calidad y buscar patrones. Probablemente encontrará algo en este sentido:
Muy pocos empleados rechazan las reuniones, incluso cuando es obvio que la reunión va a ser un desastre.
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