Corporativo gestión de eventos está considerada como una de las formas más eficaces de comunicación y publicidad estratégica. Un evento corporativo puede ser para el lanzamiento de un nuevo producto, una conferencia de prensa, para recaudar fondos para una organización benéfica, comunicarse con accionistas o clientes o cualquier otro motivo que requiera que el corporativo tenga una plataforma donde poder promocionarse. Un evento pequeño generalmente puede ser manejado con bastante facilidad por el personal de ventas o relaciones públicas directamente relacionado con el propósito del evento corporativo. Pero para eventos más grandes, en los que participarán varias agencias externas, es mejor organizar la subcontratación del trabajo a una empresa de gestión de eventos. Estas empresas están orientadas a organizar tales eventos y pueden dedicar todo su tiempo al evento en cuestión, en lugar de la atención a tiempo parcial que las personas dentro de la corporación podrían brindar.
Decidir el tipo de planificación de eventos
Una de las primeras cosas que debe hacer antes de empezar a organizar su evento corporativo es decidir qué tipo de evento está planeando. Cada tipo de evento tendría sus propios requisitos especiales y debe tener muy claro lo que espera lograr a través del evento y luego decidir cómo va a alcanzar su objetivo. El lanzamiento de un producto necesitaría que reuniera a todos sus distribuidores y publicistas en un solo lugar. Un evento de caridad necesitaría que usted llamara la atención de posibles donantes. Una reunión de accionistas requeriría que comunicara la información a todos los accionistas. Decida los posibles participantes y la cantidad de personas que asistirían a dicho evento. Esto le ayudaría a decidir el lugar.
Elección de la empresa de gestión de eventos
Lo siguiente que debe hacer es decidir si una empresa de gestión de eventos es su mejor opción para realizar el evento. Busque empresas de gestión de eventos que tengan experiencia previa en la organización de tales eventos. Puede utilizar su propio conocimiento de eventos a los que habría asistido en otro lugar, que fueron satisfactorios y ponerse en contacto con las mismas agencias. Una ventaja de vincularse con una empresa de gestión de eventos es que tienen con ellos una lista completa de recursos para hacer todo lo necesario para gestionar un evento exitoso, ya sea catering, reservar un lugar, organizar personal de apoyo o incluso voluntarios para ayudar.
Algunos consejos útiles para la gestión de eventos
En caso de que esté organizando un evento que requiera algo de entretenimiento y patrocinadores, debe tener sus ideas sobre estas dos cosas decididas con firmeza, ya que cada tipo de medio de entretenimiento tiene sus propias necesidades especiales y requeriría ser abordado completamente desde la organización del evento. artistas, el lugar, los métodos de admisión, el escenario y otros requisitos.
Ahora tendría que evaluar si necesita hacer un catering y si se requieren cenas o eventos de este tipo durante el evento. Esto le permitirá decidir sobre el menú, los servicios de catering y otros asuntos. Para ello, necesitaría evaluar correctamente el tipo de personas que asistirían y la elección probable de alimentos y bebidas que podría tener que servir.
Si va a haber discursos, entrega de premios o asuntos similares, necesitará un lugar donde pueda preparar un escenario y hacer arreglos para la proyección de audio y visual necesaria. También necesitaría hacer arreglos de asientos que siempre tengan en cuenta su evento y permitan a los participantes que tienen que desempeñar un papel más activo, un fácil acceso al podio o al escenario.
Si se requieren permisos o autorizaciones, deberá obtenerlos con anticipación. También necesitaría hacer arreglos para la seguridad, el estacionamiento y el control de multitudes. Tendría que organizar la publicidad necesaria para el evento y asegurarse de que todos los medios estén informados al respecto.
Otros factores que te ayudarán a organizar el evento corporativo
1. En primer lugar, debe finalizar la fecha y hora del evento y realizar un seguimiento con la fijación del lugar.
2. Los pocos factores que debe considerar antes de arreglar el lugar es si tiene aire acondicionado o si no, si hay suficiente luz natural y ventilación en el lugar.
3. ¿Es el lugar de fácil acceso para todos los invitados y hay instalaciones adecuadas para estacionar vehículos?
4. Es posible que los lugares populares y más cómodos no estén disponibles durante la mayor parte del año, a menos que se proponga reservar con anticipación. Haga una estimación justa de la cantidad de personas que asistirán al evento para determinar si el lugar es lo suficientemente grande para acomodarlos a todos.
5. Si va a ser un evento familiar, asegúrese de que el lugar sea seguro para los niños y no haya mucho tráfico alrededor. Es necesario que el área del evento esté debidamente vallada para que los niños no se extravíen y no haya posibilidad de que los extraños se entrometan.
6. Comuníquese con su ayuntamiento y obtenga el permiso necesario si las leyes locales exigen un Permiso para eventos especiales.
7. Una vez que se hayan ultimado la fecha, hora y lugar y se hayan completado los trámites del permiso, haga arreglos para imprimir las tarjetas de invitación con suficiente antelación. Los autos pueden ser fantasiosos o menos fantasiosos o formales, dependiendo de la naturaleza y el tema del evento.
8. Si planea servir bebidas, es preferible contratar a un barman.
9. Considere varias opciones de menú y contrate a un proveedor adecuado. La comida es la característica clave de cualquier evento corporativo. La mayoría de los invitados tienden a determinar el éxito de un evento con la calidad de la comida que se sirve.
10. Debe contratar a una empresa de servicios de catering de renombre y confiable para que se encargue del aspecto de la comida. Decida si quiere servir comida estilo buffet o como cena.
11. Que los invitados no se presenten en el día asignado para el evento aunque hayan confirmado su presencia es algo muy común. Asegúrese de pedir la cantidad correcta de alimentos para que no se desperdicien.
12. Asegúrese de tener especial cuidado con todos los invitados famosos y nunca los deje solos para que no se sientan avergonzados.
13. Si está planeando una presentación de audio / video o transmisiones de sonido para los medios, pídale a un técnico que esté en espera.
Planificación de un evento corporativo exitoso
Organizar un evento corporativo es una tarea abrumadora. Las fallas más comunes podrían ser un lugar inconveniente con estacionamiento inadecuado, falta de baños adecuados, comida de mala calidad junto con un menú incorrecto, cortes de energía e invitados clave o oradores principales que no llegan a tiempo. Anticípese a cada uno de estos problemas y tome las medidas de precaución adecuadas y también esté alerta para solucionar cualquier contratiempo imprevisto que pueda surgir de repente y estropear el evento.
Una vez que tenga todas estas cosas en su lugar, puede seguir adelante con su evento y tener la seguridad de que será un éxito.