Solo el 13% de los empleados está emocionalmente comprometido y enfocado en crear valor para sus organizaciones. Esta es la conclusión del informe State of the Global Workplace, elaborado por la consultora Gallup con datos de 142 países. Para revertir esta situación, la comunicación efectiva es un elemento clave. Es decir, aquella que genera confianza, motivación y compromiso, según Sonia Castro, psicóloga del Instituto Europeo de Psicología Positiva (IEPP). Una comunicación adecuada con los empleados impacta de manera positiva en su rendimiento y, como consecuencia, en la productividad de la empresa. Pero, ¿cómo conseguirla?
Alejandro Montealegre, director de MRC International People, una firma especializada en el desarrollo de profesionales, que liderará el webinar Comunicación efectiva: confianza e influencia, organizado a través de HUB Empresa de Banco Sabadell, define la comunicación efectiva como la transmisión de un mensaje que el interlocutor recibe exactamente de la forma deseada por el emisor. Algo que no siempre es fácil. Sobre todo, desde el estallido de la pandemia, que ha impulsado el teletrabajo y, por lo tanto, la comunicación a través de herramientas digitales.
Apúntese al webinar Comunicación efectiva: confianza e influencia, con Alejandro Montealegre, director de MRC International People. Organizado a través de HUB Empresa de Banco Sabadell. Cuándo: 15 de diciembre, a las 16 h.
Antes de comenzar una conversación, ya sea presencialmente o a través del canal electrónico, con un cliente o con un compañero de trabajo, conviene, según los expertos, tener en cuenta varios aspectos.
José Manuel Velasco, profesor del máster de Comunicación Corporativa de la Universidad Internacional de La Rioja (UNIR), explica que la conversación debe comenzar por algo obvio, pero que no siempre se aplica: preguntar cómo está el interlocutor. Esto contribuirá a crear un ambiente agradable. “De esta forma, aumentan las posibilidades de que la comunicación fluya, y se consigue que el interlocutor se sienta más valorado y preste más atención”. Esta manera de empezar la conversación se utiliza, añade, en cualquier tipo de comunicación, ya sea horizontal, entre empleados con el mismo rango, o vertical, cuando se establece entre posiciones diferentes.
Otro elemento que se debe tener presente es que el emisor nunca debe dar por hecho que su mensaje ha llegado al receptor de manera correcta. Montealegre afirma que hay muchos factores que pueden influir negativamente en la comunicación efectiva. Por ejemplo, creer que el interlocutor ya cuenta con determinada información.
Para evitar esta situación, Castro propone introducir alguna pregunta directa como: “¿Te has enterado ya del proyecto nuevo?”. O de manera indirecta: “No sé si ya conoces lo que ocurrió con…”.
La psicóloga del IEPP recuerda también que, aunque se trate de comunicación entre profesionales, el interlocutor no siempre conoce los conceptos que se utilizan. “Un error común es aplicar un lenguaje muy técnico y complicado para la otra parte”, explica. Castro recomienda establecer siempre un lenguaje lo más sencillo y conciso posible.
Cómo organizar reuniones eficientes
Los expertos señalan que la optimización del tiempo de reunión es parte indispensable de la comunicación efectiva. Por eso, es vital considerar varios factores.
Uno de ellos es conocer cuántas reuniones se retrasan porque los participantes no llegan a la hora. Castro destaca la importancia de convocar la reunión con antelación para que todos los asistentes puedan organizar sus agendas , así como hacer un recordatorio sobre la relevancia de la puntualidad. La improvisación en estos casos juega en contra de la eficiencia.
Montealegre propone definir el objetivo de la sesión antes de empezar, preparar un guion y adjuntarlo a la convocatoria con los puntos que se van a tratar. Además, este experto recuerda que “el tiempo máximo que dura la atención de los participantes es de 20 minutos”.
El director de MRC International People añade que “igual que se define para qué sirve una reunión, también hay que establecer qué miembros del equipo tienen que asistir, ya sea porque les afecte o porque estén directamente involucrados en el proyecto”.
Aunque todos los participantes hayan llegado a tiempo, habitualmente se tarda en tratar el asunto de la reunión. Para agilizar el comienzo, Castro propone establecer normas como que, una vez iniciada la reunión, si tras los cinco primeros minutos un asistente no se ha unido, ya no podrá hacerlo.
Para Velasco, el número de participantes no tiene por qué influir en la eficiencia de la comunicación, pero sí puede condicionar el transcurso de la reunión. “El tiempo es oro y hay que anticiparse a cualquier imprevisto, y tener en cuenta el nivel de participación de los empleados ya que puede alargar las reuniones”, sostiene.
Las particularidades de las reuniones a distancia
A diferencia del presencial, el canal digital requiere de una mayor adaptación de la comunicación. Montealegre destaca que es más fácil perder la atención en una reunión por videollamada. “Los sentidos están continuamente buscando estímulos”. En una reunión presencial, añade este experto, los participantes buscan información en los ojos, la postura, el tono de voz y los movimientos del interlocutor. Algo que no es posible en una reunión en remoto. “Este tipo de información no se transmite y el cerebro decide buscar esos estímulos en otros sitios, como el teléfono móvil, o en tareas pendientes, lo que provoca la pérdida de atención”.
Para evitar estas distracciones, Victoria Redondo, experta en empleabilidad y formación digital, recomienda deshabilitar las notificaciones del correo electrónico y silenciar otros dispositivos. “Tomar notas durante la reunión o participar de forma activa y hacer preguntas también ayuda”, destaca. Además, mirar a la cámara cuando se interviene también facilita que el resto de asistentes mantenga la atención.
Esta experta apunta que en las reuniones virtuales es necesario programar y cumplir descansos, en el caso de que tengan una larga duración. Además recomienda “dar espacio para que los asistentes participen y que no haya una única persona hablando continuamente, además de programarlas con suficiente margen de tiempo”, concluye.
Comunicar con eficiencia en las reuniones
- Crear una conexión emocional con el resto de participantes.
- Simplificar los mensajes. Evitar el lenguaje técnico y no creer que los participantes conocen toda la información.
- Establecer normas para las intervenciones de los participantes.
- Fomentar la interacción. Preguntar si hay dudas o si algún asistente quiere aportar algo.
- Emplear un tono positivo.
- Cuidar la postura, con el lenguaje no verbal también se comunica.
- Mantener contacto visual. En las videollamadas mirar directamente a la cámara.
La comunicación eficiente por correo electrónico
Los correos electrónicos son el canal más eficaz cuando hay que enviar un mensaje a un gran número de personas. También cuando se tiene la necesidad de transmitir información que no es urgente y que no requiere de una respuesta instantánea. Como explica Alejandro Montealegre, director de MRC International People, en algunos casos pueden incluso ser más eficientes que otros canales de comunicación: “Hay reuniones que se pueden solucionar con un correo electrónico para optimizar el tiempo”.
Sin embargo, para comunicar con efectividad mediante un correo electrónico hay que ser claro y conciso tanto en el cuerpo del mensaje como en el asunto, concentrar toda la información en un único correo y evitar los “hilos infinitos”, como explica Victoria Redondo, experta en empleabilidad y formación digital. “Los hilos de correo terminan distrayendo y se corre el riesgo de perder el mensaje que se quería transmitir en un primer momento”, añade.
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