Hace dos años, Microsoft debutó con SharePoint Syntex, que aprovecha la IA para automatizar la captura y clasificación de datos de documentos, basándose en los servicios existentes de SharePoint. El día de hoy marca la expansión de la plataforma a Microsoft Syntex, un conjunto de nuevos productos y capacidades que incluyen la anotación de archivos y la extracción de datos. Syntex lee, etiqueta e indexa el contenido del documento, ya sea digital o físico, lo que permite buscarlo y está disponible dentro de las aplicaciones de Microsoft 365 y ayuda a administrar el ciclo de vida del contenido con configuraciones de seguridad y retención.
Según Chris McNulty, director de Microsoft Syntex, lo que impulsó el lanzamiento fue el creciente deseo de los clientes de “hacer más con menos”, especialmente cuando se avecina una recesión. Un 2021 encuesta de Dimensional Research descubrió que más de dos tercios de las empresas dejan datos valiosos sin explotar, en gran parte debido a problemas en la construcción de canales para acceder a esos datos.
“Así como la inteligencia comercial transformó la forma en que las empresas usan los datos para impulsar las decisiones comerciales, Microsoft Syntex desbloquea el valor de la enorme cantidad de contenido que reside dentro de una organización”, dijo McNulty a TechCrunch en una entrevista por correo electrónico. “Prácticamente cualquier industria con contenido y procesos a gran escala verá los beneficios de adoptar Microsoft Syntex. En particular, vemos la mayor alineación con las industrias que trabajan con un mayor volumen de contenido técnicamente denso y regulado: servicios financieros, manufactura, cuidado de la salud, ciencias de la vida y comercio minorista, entre ellos”.
Syntex ofrece herramientas de respaldo, archivado, análisis y administración para documentos, así como un visor para agregar anotaciones y redacciones a los archivos. Los contenedores permiten a los desarrolladores almacenar contenido en un sandbox administrado, mientras que los “aceleradores de escenarios” brindan flujos de trabajo para casos de uso como administración de contratos, cuentas por pagar, etc.
“El procesador de contenido de Syntex le permite crear reglas simples para desencadenar la siguiente acción, ya sea una transacción, una alerta, un flujo de trabajo o simplemente archivar su contenido en las bibliotecas y carpetas correctas”, explicó McNulty. “[Meanwhile,] el visor avanzado agrega una capa de anotaciones y tinta encima de cualquier contenido visible en Microsoft 365. Las anotaciones se pueden hacer de forma segura, con diferentes permisos que el contenido subyacente y también sin modificar el contenido subyacente”.
McNulty dice que clientes como TaylorMade están explorando formas de usar Syntex para la gestión y el montaje de contratos, estandarizando los contratos con cláusulas comunes en torno a los términos financieros. La empresa también está probando el servicio para procesar pedidos, recibos y otros documentos transaccionales para equipos de cuentas por pagar y finanzas, además de organizar y proteger correos electrónicos, archivos adjuntos y otros documentos para propiedad intelectual y solicitudes de patentes.
“Una de las transacciones de contenido de más rápido crecimiento es la firma electrónica”, dijo McNulty. “[With Syntex, you] puede enviar solicitudes de firma electrónica utilizando Syntex, Adobe Acrobat Sign, DocuSign o cualquiera de nuestras otras soluciones de socios de firma electrónica y su contenido permanece en Microsoft 365 mientras se revisa y firma”.
El procesamiento inteligente de documentos del tipo que hace Syntex a menudo se promociona como una solución al problema de la administración y orquestación de archivos a escala. De acuerdo a para una fuente, el 15% de los ingresos de una empresa se gasta en la creación, gestión y distribución de documentos. Los documentos no solo son costosos, también son una pérdida de tiempo y propensos a errores. Más de nueve de cada 10 empleados respondiendo a un ABBY 2021 encuesta dijeron que pierden hasta ocho horas cada semana buscando en documentos para encontrar datos y usando métodos tradicionales crear un nuevo documento toma en promedio tres horas e incurre en seis errores de puntuación, ortografía, omisiones o imprenta.
Varias nuevas empresas ofrecen productos para abordar esto, incluido Hypatos, que aplica el aprendizaje profundo para impulsar una amplia gama de automatización de back-office con un enfoque en industrias con grandes necesidades de procesamiento de documentos financieros. Flatfile aprende automáticamente cómo se deben estructurar y limpiar los datos importados de los archivos, mientras que otro proveedor, Klarity, tiene como objetivo reemplazar a los humanos para las tareas que requieren una revisión de documentos a gran escala, incluidos los formularios de órdenes de contabilidad, las órdenes de compra y los acuerdos.
Al igual que con muchos de sus servicios anunciados hoy, Microsoft, evidentemente, está apostando a que la escala funcionará a su favor.
“Syntex utiliza tecnologías de inteligencia artificial y automatización de todo Microsoft, incluido el resumen, la traducción y el reconocimiento óptico de caracteres”, dijo McNulty. “Muchos de estos servicios están disponibles para las cuentas comerciales de Microsoft 365 sin licencias adicionales por adelantado bajo un nuevo modelo de negocio de pago por uso”.
Syntex está comenzando a implementarse hoy y continuará implementándose a principios de 2023. Microsoft dice que tendrá detalles adicionales sobre el precio y el paquete del servicio publicados en el centro de mensajes de Microsoft 365 y a través de la documentación de divulgación de licencias en los próximos meses.
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