Chris Buttenham Colaborador
La pandemia ha obligado a organizaciones de todo el mundo a cerrar el entorno de oficina y adoptar una estrategia de control remoto. Por necesidad, los profesionales se han adaptado al trabajo a distancia. Pero los sistemas que utilizan todavía se están poniendo al día.
Un área que se adapta menos fácilmente al entorno remoto es el proceso de incorporación. Dado que es el primer contacto sostenido que un principiante tiene con una empresa, una estrategia de control remoto depende de su éxito. Cuando se busca incorporar nuevos empleados, los lujos de las reuniones y los saludos del primer día, la configuración del hardware en persona y el almuerzo en equipo ya no están disponibles. Desde la entrevista hasta la carta de oferta y más allá, el viaje inicial de cualquier empleado nuevo es fundamental para su vida en la empresa, su satisfacción laboral y, en última instancia, su productividad. La inducción remota debe ser un proceso fluido y, por lo tanto, necesita un replanteamiento a fondo.
Lo más importante es que todos en una organización prioricen la documentación; exactamente cómo lo hacen es secundario.
Puede ser necesario un cambio cultural en la empresa. Las organizaciones deben adoptar el intercambio de conocimientos y la colaboración, recurriendo a un enfoque de “manual primero”. Unos sencillos pasos pueden llevarlos allí. Las empresas también necesitan analizar su flujo de trabajo. ¿Existen los sistemas adecuados para garantizar el flujo fluido de conocimiento tanto tácito como explícito?
Quizás lo más importante es que la inteligencia artificial puede ayudar a transformar un viejo y torpe proceso de incorporación en un viaje sofisticado y fluido. Naturalmente, los mejores modelos de inteligencia artificial a utilizar dependerán de la empresa y el departamento en cuestión. Sin embargo, con algunos consejos, los líderes empresariales pueden abrirse camino hacia la integración de la IA.
Analicemos los detalles que pueden transformar el proceso de incorporación remota, en beneficio tanto de la empresa como del nuevo iniciador en cuestión.
Cómo hacer un manual
Esta es posiblemente la pieza más importante del rompecabezas cuando se trata de garantizar que los recién llegados puedan acceder a la información correcta en el momento adecuado; también es el más difícil de acertar. Corresponde a los trabajadores de todos los niveles de una organización pensar en cómo se comparte el conocimiento entre los equipos y los procesos que rodean ese intercambio de ideas.
Lo más importante es que todos en una organización prioricen la documentación; exactamente cómo lo hacen es secundario. Puede crear una gran cantidad de software gratuito y de pago para comenzar a crear un manual. Cualquier cosa basada en la nube es adecuada, con opciones pagas más sofisticadas recomendadas para mantener las cosas fácilmente buscables con documentación ordenada en jerarquías bien definidas en lugar de perder esas pepitas de información en un mar de carpetas.
Sin embargo, este desafío sistémico se aborda mejor de arriba hacia abajo. El proceso debe incluir algunos controles y equilibrios, y los permisos son cruciales para las partes del manual que deben permanecer estáticas, como las políticas y los SLP. Otras partes de la documentación deben mantenerse flexibles, como los procesos y el conocimiento a nivel de equipo. La mayor parte del manual debe democratizarse en la medida de lo posible.
GitLab, una empresa totalmente remota, acuñó por primera vez el término “manual primero. ” El proveedor de software DevOps actúa como un gran ejemplo de una empresa que vive y respira a través de la documentación y la codificación del conocimiento interno. Todos dentro de la organización aceptan el mantra de documentar lo que saben, con expertos en la materia asignados para administrar el contenido de la base de conocimientos. Mantener la documentación de la empresa actualizada es una tarea colaborativa, considerada fundamental para el sustento de la empresa. El software ayuda a los contribuyentes a mantener la información actualizada.
Darren Murph, director de Remote en GitLab, dice que su estrategia de documentación, combinada con un enfoque cooperativo, ayuda a generar confianza con los nuevos principiantes. “Cuando todo lo que un nuevo empleado necesita saber está escrito, no hay ambigüedad ni preguntarse si falta algo. Acoplamos la documentación con un compañero de incorporación – un socio que es responsable de dirigir las conversaciones con las partes interesadas clave y garantizar que la aclimatación vaya bien “.
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