Los informes de gastos no son lo más emocionante del universo. Pero cuando alcanza la escala de, por ejemplo, Amazon, y tiene decenas de miles de empleados, asegurarse de que todo funcione sin problemas y que se facturen las cosas correctas a la empresa podría significar la diferencia en millones de dólares para su resultado final.
Y cuando Anant Kale entra en la oficina de una gran empresa y pide un lote de informes de gastos para hacer eso, es cuando intenta mostrarle a esa empresa que es algo que se puede hacer con la tecnología. Kale ejecuta una startup llamada AppZenque vende a grandes empresas y busca auditar automáticamente los informes de gastos para alentar a los empleados a asegurarse de que solo gastan lo correcto para la empresa y no se salen de los límites, por poco o mucho.
“Si observa la oficina administrativa, la automatización ha existido durante décadas”, dijo Kale, CEO de AppZen. “SAP y todos los demás están ganando miles de millones vendiendo su software. Ese software ha resuelto problemas importantes y ha digitalizado cosas: ha movido a las personas de cliente-servidor a la nube, donde nos enfocamos en los flujos de trabajo que son de naturaleza humana. Te llega una transacción, tienes que mirarla, usar experticia…
Para hacer eso, AppZen dijo que ha recaudado $ 13 millones en una ronda de financiación de serie A dirigida por Redpoint Ventures con la participación del inversor inicial Resolute Ventures. Alex Bard de Redpoint Ventures, esta es en realidad su primera inversión en la empresa, se unirá a la junta directiva de la empresa. Hasta la fecha, AppZen ha recaudado más de 17,5 millones de dólares en financiación.
Cada gasto pasa por AppZen a través de la variedad de plataformas con las que funciona y, en realidad, probablemente nunca lo verá en acción, o incluso verá si realmente funciona en su sistema. AppZen analiza el comportamiento histórico para ver si alguien, por ejemplo, mejora un asiento en un vuelo cuando no está del todo justificado (digamos que es un vuelo corto en lugar de algo intercontinental), y luego marca ese gasto. Luego, AppZen determina si vale la pena un empujón (como un correo electrónico), un tirón de orejas (como decirle al empleado que pague) o si vale la pena escalar más si es un problema continuo.
“Mi pregunta más importante era cómo pudo Appzen (un negocio en etapa inicial) ganarse la confianza de algunas de las empresas más grandes del mundo que también son notoriamente difíciles de ganar y ¿podríamos continuar escalando esa magia?” Bardo dijo. “Lo que más tarde descubrí es que estas victorias se debieron a una combinación del ajetreo de Anant y, lo que es muy importante, al hecho de que pudieron mostrar un valor real al hacer pilotos: el producto es tan atractivo que ha podido inmediatamente muestra a los clientes un ahorro de costos significativo que podrían estar logrando y una mejora en la experiencia de los empleados”.
La idea general aquí es crear este entorno de informes continuos, donde cada gasto recibe un vistazo decente antes de que se registre de forma permanente. Y, muchas veces, no es el fin del mundo si algo se sale de los límites de un modelo completamente rígido: agarrar un paquete extra de chicles en un aeropuerto durante un viaje de trabajo es probablemente algo que cae en el lado inofensivo de la espectro, por ejemplo.
Cada empleado tiene un histograma que ayuda a determinar si están gastando las cosas correctamente o no. El objetivo, dice Kale, es intentar que los empleados se vuelvan más obedientes con el tiempo, si es que aún no lo están del todo. Y, muchas veces, puede que ni siquiera sea intencional por parte del empleado. Al final, el objetivo de AppZen es tratar de educar de manera proactiva y ayudar a alentar a los empleados a usar los gastos de manera adecuada en lugar de juzgarlos abiertamente, aunque, por supuesto, eso solo llega hasta cierto punto.
“Lo que estamos rastreando es su cambio de comportamiento”, dijo Kale. “Es eso [score] cayendo mes tras mes, así que sabemos que no vas a hacer esto una y otra vez. El empleado sabe que me van a atrapar, y luego los gastos no suceden. Así es como ahorramos dinero, no siendo la policía [in the system].”
AppZen no está solo en los intentos de lanzar el aprendizaje automático en este espacio, incluso si la empresa puede recopilar una gran cantidad de datos de todos estos pilotos e informes de la empresa. Hay muchas nuevas empresas más pequeñas como Pleo que buscan encontrar una forma más inteligente de hacer informes de gastos que puedan vigilar de cerca el comportamiento de los empleados y asegurarse de que todo funcione sin problemas. Y las organizaciones más grandes que han estado lanzando ojos humanos a este problema pueden eventualmente darse cuenta de que tienen una gran cantidad de datos a los que pueden comenzar a arrojar recursos para construir algo similar.
El siguiente paso, dice Kale, probablemente se mueva en la dirección de la facturación, que utiliza algunos principios similares. Una herramienta como AppZen podría ayudar a detectar duplicados, proveedores falsos o incluso tratos entre empleados y proveedores. Por supuesto, comienza donde puede y construye desde allí, pero crear un conjunto de herramientas analíticas que puedan encajar en una variedad de nuevos productos es lo que ayuda a convertir muchas nuevas empresas en empresas multimillonarias.
“Cuando nos enteramos de un problema, eso impulsa todo para nosotros”, dijo Kale. “Esa es la forma correcta, ¿cómo podemos resolver esto? En base a eso, descubrimos, bueno, esto requiere algún tipo de capacitación, en muchos casos, tenemos que mirar cientos de documentos. Siempre se basa en lo que intentamos hacer en términos de argumentos de cumplimiento específicos que podemos resolver para el cliente. Creemos que si puede resolverlo para este cliente, puede resolverlo para otras empresas”.
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