Healy Jones dirige la planificación y el análisis financieros para Kruze Consulting.
El crecimiento a toda costa está fuera, y reducir el consumo y ampliar la pista está de moda. Y ahora que muchas nuevas empresas están agotando los fondos de riesgo que recaudaron en los tiempos acelerados de antes de 2021, muchos fundadores se enfrentan a la difícil tarea de reduciendo gastos para ampliar su pista.
Como parte del equipo de consultoría financiera de Kruza, he trabajado con muchas empresas emergentes que necesitaban ampliar sus pasarelas y realinear sus gastos, muchas de ellas de forma drástica. Los mejores fundadores buscan un marco para reducir estratégicamente el consumo mientras mantienen en funcionamiento los impulsores de valor de su startup.
Introduzca la presupuestación de base cero.
El presupuesto de base cero (ZBB) es un enfoque presupuestario que requiere que las empresas construir sus presupuestos desde cero cada período presupuestario para verificar que todos los elementos de línea sean relevantes y rentables.
¿Qué es el presupuesto base cero?
El presupuesto de base cero (ZBB) es un enfoque presupuestario que requiere que las empresas elaboren sus presupuestos desde cero en cada período presupuestario para verificar que todos los elementos de línea sean relevantes y rentables. Es uno de los métodos de elaboración de presupuestos más agresivos para reducir el consumo al mínimo. Sería masoquista si intentara hacer esto más de un par de veces en su carrera: el presupuesto de base cero es doloroso.
Dicho esto, el proceso no es muy diferente a cómo creaste tu primer presupuesto, cuando tu startup era solo una idea, una presentación y una hoja de cálculo (construiste un presupuesto cuando lo presentaste por primera vez a los inversores, ¿verdad?). Sin embargo, a menudo, después de que se redacta el primer presupuesto, muchas empresas cambian a un proceso de elaboración de presupuestos tradicional.
Eso no es exclusivo de las nuevas empresas, por cierto. Muchas empresas maduras se basan en un modelo de presupuesto tradicional, en el que la empresa simplemente agrega un porcentaje de aumento a los gastos reales del año anterior. Eso es eficiente desde el punto de vista del tiempo, pero también facilita que las empresas continúen operando en el status quo. No hay ningún incentivo para examinar los gastos y buscar ahorros en los costos. La elaboración de presupuestos tradicional también puede fomentar la mentalidad de “úsalo o piérdelo”, donde los gerentes intentan gastar todo su presupuesto para que no se reduzca el próximo año.
Ventajas y desventajas de la presupuestación base cero
ZBB detalla y supervisa estrictamente los gastos por departamento, y puede ayudar a los directores ejecutivos y fundadores a controlar los costos, pero también existen desafíos al usar ZBB. Algunos de los beneficios para ZBB incluyen:
Enfoque operativo. ZBB obliga a los departamentos a examinar sus costos y gastos. Gasto reducido. Las salidas de efectivo se limitan a las partidas incluidas en la ZBB. Por lo general, el proceso descubrirá y eliminará los gastos innecesarios. Responsabilidad. ZBB alienta a los gerentes a ser más conscientes de los costos y los ayuda a ver el impacto del gasto y si efectivamente “mueve la aguja” hacia los objetivos estratégicos. Flexibilidad. Dado que los ZBB se desarrollan desde cero cada año y no están sujetos a presupuestos anteriores, esto fomenta la creatividad y la innovación. Se alienta a los gerentes a encontrar formas mejores, más baratas o más eficientes para lograr sus objetivos departamentales.
Los posibles inconvenientes de ZBB incluyen:
Muchos recursos. Los presupuestos de base cero deben crearse cada período, y eso requiere más tiempo y esfuerzo. El software de presupuesto y seguimiento automático de gastos ayuda a agilizar el proceso, pero las nuevas empresas aún necesitarán gerentes para desarrollar y justificar los gastos presupuestarios cada vez que se cree un nuevo ZBB. Frustrante para los gerentes. Tener que justificar un gasto que antes estaba justificado es doloroso. Y si tuvo una discusión intensa para decidir contratar o comenzar a pagar por una herramienta cuando comenzó a pagar por ella, su equipo puede sentir que no ha sido escuchado cuando llegue el momento de hacerlo todo de nuevo. Por lo tanto, debe mantener la empatía y asegurarse de explicar claramente por qué la empresa está realizando este proceso para que sus gerentes no se frustren demasiado. Enfoque a corto plazo. ZBB generalmente se enfoca en el período de presupuestación, lo que brinda a las empresas una visión detallada de los gastos durante ese período de tiempo. Pero no está mirando el período presupuestario anterior o el próximo período presupuestario. Eso significa que su empresa podría no prestar suficiente atención a los proyectos estratégicos a largo plazo, como los gastos de I+D.
Mi equipo ha producido innumerables presupuestos de puesta en marcha, y puedo decir con 100% de certeza que los inconvenientes de ZBB son reales, pero si se está quedando sin efectivo, este es un marco comprobado para reducir el gasto.
Profundicemos en los pasos para ejecutar un sólido proceso de presupuesto basado en cero.
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